1 — Gestione e Tracciabilità della Documentazione d’Evento
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Struttura del Sistema Documentale: Organizzazione gerarchica delle procedure e dei modelli per gli eventi scolastici.
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Codifica e Controllo delle Revisioni: Identificazione univoca dei moduli, gestione del versionamento e tracciabilità delle modifiche apportate.
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Archiviazione e Distribuzione: Modalità di archiviazione nel fascicolo dell’evento e conservazione delle copie controllate.
2 — Procedura di Richiesta e Programmazione Eventi
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Guida Operativa per i Docenti Proponenti:
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Tempistiche per la presentazione delle domande (da 15 a 30 giorni d’anticipo rispetto alla data prevista).
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Flusso dell’iter autorizzativo: dal Referente di Plesso al Dirigente Scolastico e al RSPP.
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Compilazione del Modulo Unico Richiesta Evento: Scheda tecnica per la descrizione di orari, tipologia di pubblico (interno/esterno), allestimenti ed apparecchiature.
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Valutazione degli Spazi e Capienza Massima: Criteri di calcolo dell’affollamento massimo per auditorium, palestre, aule magne, cortili e spazi all’aperto.
3 — Inquadramento Tecnico, Rischio e Responsabilità
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Classificazione del Rischio dell’Evento (Range):
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Range A (Rischio Basso): Eventi ad uso esclusivamente interno con allestimenti standard.
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Range B (Rischio Medio): Eventi con pubblico esterno, impiego di impianti audio/luci supplementari ed allestimenti temporanei semplici.
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Range C (Rischio Elevato): Manifestazioni complesse con palchi, strutture temporanee, potenza elettrica elevata o soggette a verifiche di agibilità (TULPS/Commissioni di Vigilanza).
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Requisiti Tecnici ed Asseverazioni obbligatorie:
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Predisposizione della Relazione Tecnica Asseverata firmata da tecnico abilitato.
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Certificato di corretta posa in opera e Dichiarazione di Conformità degli impianti elettrici temporanei.
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Responsabilità Legali e Raccordo con Enti Esterni:
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Responsabilità del Dirigente Scolastico e degli organizzatori.
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Redazione di Convenzioni formali per l’uso dei locali da parte di soggetti terzi.
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Adempimenti antincendio e autorizzazioni presso Vigili del Fuoco, Comune e Prefettura.
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4 — Modulistica Integrale e Check-List d’Evento (Fasi 1 – 4)
(Download ed archiviazione dei modelli formali integrali organizzati per fase operativa)
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FASE 1 — Istanza e Programmazione (A cura dei Docenti/Organizzatori):
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Modulo Unico di Richiesta Autorizzazione Evento.
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Scheda Descrittiva dell’Evento e Piano di Gestione Affollamento.
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FASE 2 — Valutazione e Autorizzazione (A cura di RSPP / Dirigente Scolastico):
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Check-list per la Valutazione e Classificazione del Rischio (Range A, B, C).
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Provvedimento Formale di Autorizzazione del Dirigente Scolastico.
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FASE 3 — Adeguamenti Tecnici (A cura di Tecnici Abilitati / Ditte Esecutrici):
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Format per Relazione Tecnica Asseverata (Strutture e Impianti).
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Dichiarazione di Corretto Montaggio ed Ignifugazione Scenografie/Palchi.
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Convenzione Standard per la Concessione Temporanea dei Locali a Terzi.
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FASE 4 — Verifiche Sul Campo ed Esecuzione (A cura dei Preposti / Addetti Sicurezza):
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Check-list di Controllo Pre-Spettacolo (Uscite di emergenza, estintori, percorsi).
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Modulo Registro Presenze e Controllo Varchi d’Ingresso/Uscita.
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Verbale di Chiusura Manifestazione e Ripristino Condizioni di Sicurezza
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